기업의 최고경영자들은 경영전략 수립에서부터 비즈니스 현황 파악에 이르기까지 하루에도 여러 번 회의에 참여하게 된다.  

세계적 경영구루(Guru) 중 한명인 헨리 민츠버그(Henry Mintzberg) 교수는 미국 CEO들이 하루 평균 8회, 하루 일과의 약 70%를 회의에 사용한다는 연구결과를 내놓기도 했다.          

글로벌 경제환경이 불확실해진 요즘에는 경영자가 판단하고 고려해야할 내용이 증가하면서 CEO가 회의에 할애하는 시간은 더욱 늘어나고 있다고 본다. 우리나라의 CEO들의 경우에도 크게 다르지 않을 것이라고 본다.

회의는 기본적으로 구성원간의 커뮤니케이션을 원활하게 하고 이를 통해 기업이 올바른 사업방향을 설정하게 해주는 도구이기도 하다.

하지만 잘못된 회의 진행방식이나 회의 문화는 오히려 기업에 부담을 주기도 하며, 잘못된 회의는 기업 구성원의 소중한 시간을 낭비하게 하기도 한다.

지난 2월 대한상공회의소에서 상장기업 직장인 1천명을 대상으로 조사한  '국내기업의 회의문화 실태'에 대한 내용을 보면 회의 전반에 대한 직장인들의 종합평점은 100점 만점에 45점으로 아주 미흡한 수준이며 그 내용은 다음과 같다.

먼저, 회의 효율성(38점)의 문제점을 보면, 불필요한 회의가 너무 많고 불필요한 참석자가 너무 많을 뿐만 아니라 회의 중 낭비되는 시간이 너무 많은 것을 지적하고 있다.

두 번째, 소통이 없는 회의(44점)의 문제점은, 회의 전 의제 공유가 너무 미흡하고 상사의견을 강요하는 회의, 회의에서 침묵하는 직원이 많은 것을 지적하고 있다.

세 번째, 성과 없는 회의(51점) 문제점은, 회의를 해도 명확한 결론이 없으며 회의 결과가 실행으로 연결이 되지 않는 경우가 많다고 지적하고 있다.

위의 내용 중에서 나타난 가장 큰 문제는 회의를 해도 결론이 없다는 점일 것이다. 이는 그냥 의견을 서로 나누고 토론했다는 의미일 수도 있다.

그 원인을 보면, 참가자들이 대안을 만들지 못하는 무능력한 상태, 리더의 의사 결정력 부족 외에 회의 결과에 책임을 지는 사람이 없는 점이 가장 큰문제점으로 나타나고 있다.

사람들이 책임을 회피하려고 하는 이유를 보면, 자기보호 본능인 '실패에 대한 두려움' 때문이라고 한다. 이를 위해서는 회의석상에서 직원들이 소신 있게 이야기할 수 있도록 책임을 묻지 않고 서로 존중하는 기업문화가 필요할 것이다.

IBM의 루 거스너 전 회장은 기업의 '변화의 시발점으로 회의 혁신'을 주장하면서 회의가 바뀌어야 조직이 바뀔 수 있다고 강조한 것처럼, 회의는 의사결정 도구로서 조직구성원들의 의견을 조율하는 소통의 장으로서 역할을 다할 수 있어야 할 것이다.

이상에서 거론한 회의의 문제점을 혁신할 수 있는 '생산적인 회의를 위한 15가지 원칙'과 '회의계획서 작성 방법'에 대하여 설명하고자 한다.

먼저, 생산적인 회의를 위한 15가지 원칙을 보면,
[회의 전] 원칙으로 ①회의의 필요성 검토, ②참석 인원의 최소화, ③회의 자료는 1시간 전까지 사전 공유, ④전원 참석 유도, ⑤사전 준비사항 공지 등이 있다.

[회의 중] 원칙은 ①정시 시작(시간 엄수), ②전원 발언 원칙, ③주제 중심 회의, ④회의시간 1시간 내 준수, ⑤반드시 결론을 내도록 유도, ⑥회의록 작성(1 페이지 내), ⑦회의 결과 공유 등이다.

[회의 후] 원칙을 보면 ①회의록 1시간 내 공유, ②회의결과 실행, ③회의결과 공유 등이 있다.

아울러, 생산적인 회의를 위해서는 회의계획서 작성을 강추하고 싶다. 

회의는 준비과정을 어떻게 하는가에 따라 성공적인 회의결과를 가져올 수 있기 때문이다.

회의 계획서 내용은 회의의 목적과 주제, 회의 진행내용과 회의 참가자들의 역할, 준비물 등을 간략하게 정리한 것으로서 구체적인 내용은 다음과 같다.

회의 계획서의 주요 내용은, 회의 명, 회의 목적(의사결정, 정보공유), 참석자 명단, 일시, 장소, 사전 준비물, 진행자, 회의 주제·토의 항목, 진행방법 및 소요시간 등을 1페이지 내로 요약하여 작성하고 결재를 받는 것도 바람직 할 것이다.

회의 계획서를 미리 공유하면 회의 상황 전반에 대하여 사전에 이해하고 준비하는 데 큰 도움이 될 것이다.

앞으로 많은 기업에서 생산적인 회의를 위한 15가지 원칙과 회의 계획서 작성 등을 회의문화로 정착시켜서 효과적이고 생산적인 회의가 진행되기를 기대해본다.